privacy verklaring

Privacyverklaring TTL
Dit is de privacyverklaring van Trim en Toerfietsvereniging Leusden gevestigd op het adres Grondel 28, 3831 ZL te Leusden, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer KVK 40506934, hierna te noemen: TTL.

Als u lid wordt of bent, deelt u bewust of onbewust en op een aantal momenten persoonsgegevens met TTL. Het bestuur vindt het van belang zorgvuldig om te gaan met uw gegevens. In deze privacy verklaring kunt u lezen welke gegevens TTL van u verzamelt, hoe lang ze in de TTL administratie bewaard blijven en wat TTL ermee doet.  Ook kunt u lezen wat uw rechten zijn als het gaat om uw gegevens. Mocht u naar aanleiding van deze verklaring nog vragen of opmerkingen hebben, mail deze dan naar: leden@toerfietsleusden.nl

Welke gegevens worden verwerkt
Bij aanmelding als lid geeft u de volgende gegevens op aan de secretaris:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

De secretaris slaat deze gegevens op in de ledenadministratie zolang u lid bent. Persoonsgegevens worden doorgegeven aan de penningmeester, de redactie van het clubblad en de nieuwsbrief en de webmaster voor zover deze noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van hun taak.

Welke gegevens worden binnen TTL verspreid en wat wordt er met uw gegevens gedaan.
De penningmeester
De penningmeester ontvangt: voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
De gegevens worden gebruikt voor het innen van de contributie. De penningmeester legt geen andere persoonsgegevens vast. De betaalgegevens worden vermeld op de bankafschriften van TTL en worden niet opgenomen in de clubadministratie.

Redactie clubblad Steeds Vooruit
De redactie van het clubblad ontvangt: voornaam, achternaam, adres, geboortedatum.
De gegevens worden gebruikt voor het verspreiden van het clubblad.
In het clubblad kunnen persoonsgegevens gebruikt worden. Dan moet u denken aan bijvoorbeeld het vermelden van de clubkampioenen of de verjaardagslijst. Maar ook in verslagen kan uw naam voorkomen. Als u daar bezwaar tegen heeft, kunt u dat aangeven in de toestemmingsverklaring (zie elders in deze privacyverklaring).
Indien noodzakelijk kunt u dit ook kenbaar maken aan de redactie via het emailadres: redactie@toerfietsleusden.nl

Redactie elektronische nieuwsbrief
De redactie elektronische nieuwsbrief ontvangt: voornaam, achternaam, e-mailadres.
Periodiek wordt een elektronische nieuwsbrief verspreid. Voor de verspreiding hiervan maakt de redactie gebruik van voornaam, achternaam en e-mailadres. TTL heeft van de leverancier van de nieuwsbrief software een privacy verklaring ontvangen, waaruit blijkt, dat de persoonsgegevens van TTL-leden niet gedeeld kunnen worden met de leverancier van de software. Deze verklaring is in te zien via de volgende URL: https://mailchimp.com/legal/privacy/

In de elektronische nieuwsbrief worden in de regel geen persoonsgegevens vermeld. De persoonsgegevens worden gebruikt voor de verspreiding van de nieuwsbrief.
Het gebruik van persoonsgegevens inzake de nieuwsbrief maakt onderdeel uit van de toestemmingsverklaring.
Website
In de website worden  de volgende gegevens bewaard: voornaam, achternaam en e-mailadres.
Deze gegevens gebruikt bij de registratie als gebruiker van de TTL-website. Dat is noodzakelijk om inlognaam en wachtwoord toe te kennen.
De website wordt gehost bij een provider. Van deze provider is een privacy verklaring ontvangen, waaruit blijkt dat de persoonsgegevens van TTL-leden niet gedeeld kunnen worden met de provider. Deze verklaring is op te vragen bij TTL.

Gebruik gegevens op de website en in social media
De website bevat persoonsgegevens. Enerzijds zijn dit persoonsgegevens, die vermeld worden in het uitsluitend voor leden toegankelijke deel van de website. U moet dan denken aan het rooster van voorrijders; de clubkampioenen en de ledenlijst, foto’s of de vermelding in nieuwsberichten. Het voor leden toegankelijke deel van de website is beveiligd met naam en wachtwoord.
Anderzijds betreft het berichten, die op het voor iedereen toegankelijke gedeelte van de website worden vermeld dan wel de social media, waarvan TTL gebruik maakt (Facebook en Twitter). Hierbij moet u denken aan de vermelding van prestaties van leden of foto’s van evenementen of ritten. In die gevallen wordt per keer aan de betrokken leden toestemming gevraagd. Als die wordt geweigerd, vindt geen vermelding van de persoonsgegevens op het openbare gedeelte van de website plaats dan wel in de social media plaats.

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. TTL raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Gegevens verstrekken aan derden
TTL verstrekt geen gegevens aan derden. Dat geldt ook voor het bestellen van de kleding of de sponsoren van TTL en de adverteerders in het clubblad. Een uitzondering wordt gemaakt voor een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld het verstrekken van gegevens aan de politie als er sprake is van een ongeval.
Een uitzondering wordt ook gemaakt voor de Nederlandse Toerfiets Unie (NTFU).
De secretaris geeft voornaam, achternaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres door aan de (NTFU). Dat is nodig voor  het verplichte lidmaatschap en de verzekering. De NTFU verstrekt deze gegevens niet aan derden. De privacy verklaring van de NTFU is te vinden op https://www.ntfu.nl/home/privacy-statement.

Verwijdering van gegevens
Bij het beëindigen van het lidmaatschap worden uw persoonsgegevens binnen twee jaar uit de administratie van TTL en van allen binnen TTL, die deze gegevens onder zich hebben, verwijderd. De termijn van twee jaar wordt aangehouden, omdat het om administratieve redenen noodzakelijk kan zijn uw gegevens te bewaren.
Bij de beëindiging van uw lidmaatschap kunt u TTL toestemming geven om een aantal persoonsgegevens te bewaren voor bijvoorbeeld  reünies of bijzondere gebeurtenissen. Totdat u uw toestemming intrekt bewaart TTL de volgende persoonsgegevens:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht TTL te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Als u wilt, dat uw gegevens verwijderd worden, voldoet TTL daar onmiddellijk aan. Verwijdering van persoonsgegevens is uitsluitend mogelijk na opzegging van het lidmaatschap.

Toestemmingsverklaring
Aan de huidige en nieuwe leden van TTL is gevraagd om een toestemmingsverklaring op de website van TTL in te vullen voor het gebruik van de persoonsgegevens. Deze verklaringen worden naar het secretariaat verzonden. Aldaar worden ze opgeslagen.

De huidige leden is via het clubblad en de digitale nieuwsbrief twee keer gevraagd om de toestemmingsverklaring in te vullen. Aan de leden, die op twee verzoeken niet gereageerd hebben, is een mededeling verstuurd, dat het bestuur ervan uitgaat, dat zij ingestemd hebben met de toestemmingsverklaring.

Beveiliging persoonsgegevens
TTL heeft  passende maatregelen genomen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Uitsluitend de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens en de toegang tot de persoonsgegevens is afgeschermd. De veiligheidsmaatregelen worden regelmatig gecontroleerd.

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging van het privacy beleid
TTL houdt het privacy beleid up-to-date. Dat kan betekenen, dat de privacy verklaring aangepast moet worden. Als dat het geval is wordt de nieuwste versie op de website geplaatst. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke:            Toon Brons

E-mail:                              leden@toerfietsleusden.nl